Без постоянного контроля за доходами и расходами такси может стать убыточным предприятием. Необходимо помнить о необходимости компенсировать все траты на обслуживание автомобиля. И не стоит забывать о том, что соответствующие денежные потери возрастают с увеличением коэффициента изношенности машины. Надо также принимать во внимание комиссию при выводе средств. Грамотное планирование позволяет контролировать бизнес и устанавливать для пассажиров оптимальный тариф. Для этого можно использовать соответствующие программы.
Все расходы на содержание такси в бухгалтерском учёте непременно отражаются. Однако заниматься подобным анализом должны далеко не только профильные специалисты. Грамотный мониторинг доходов по авто, как и расходов, стал необходимым элементом управления любым транспортом. Без этого не получится выйти на стабильную прибыль. Учёт расходов на такси показывает, что многие цены постоянно растут, что напрямую влияет на итоговый результат. Это касается следующего:
- топливо;
- техническое обслуживание;
- страховка;
- замена шин;
- ремонты;
- мойка;
- потери средств, связанные с клиентами;
- выплаты сотрудникам.
Ежедневный контроль помогает не только понимать, куда уходят деньги, но и прогнозировать будущие затраты, вовремя принимать решения, оптимизировать маршруты, выявлять убыточные направления и следить за состоянием парка. Без этого транспортное предприятие быстро теряет эффективность, а водитель, работающий на себя, рискует остаться с убытком.
Мониторинг доходов и расходов такси: что даёт софт
В теории можно записывать всё вручную, пользоваться таблицами Excel. Особенно, если речь идёт об одном человеке. Водитель такси расходы может фиксировать в электронном блокноте или даже на бумаге. Хотя даже для одного человека в настоящем это неэффективно. Но когда речь идёт о расходах автопарка, без профильного ПО не обойтись. В пользу такого варианта говорит ряд факторов:
- Современные решения позволяют вести учёт транспортных и других расходов на такси в режиме реального времени.
- Среди преимуществ можно отметить комплексный подход. Программа фиксирует каждую заправку, ремонт, замену деталей, поездку.
- ПО избавляет от нудных подсчётов, поскольку всё автоматизируется. Можно обойтись без калькулятора. Программа сама начисляет пробег, считает средний расход топлива, указывает стоимость километра и строит прогноз по предстоящим тратам.
Благодаря этому владелец или руководитель видит полную картину и может принимать решения, не дожидаясь конца месяца. Ежедневный отчёт даёт возможность сразу выявить отклонения: например, резкий рост расхода топлива, снижение выручки на маршруте или появление лишних расходов. Но одновременно видна и глобальная картина. Благодаря программе можно быстро узнать, сколько расходов на содержание такси в год было за конкретный период, какие изменения происходят.
На уровне автопарков такой мониторинг становится важнейшей частью стратегии экономии. Водители разных смен часто пользуются одними машинами, и если не фиксировать расходы по каждому транспортному средству и физическому лицу, быстро появляются потери. Причём найти ответственного в такой ситуации сложно. Но с ежедневным контролем возможна и быстрая оплата услуг, и вычет расходов на такси, если вина лежит на водителе. Программа помогает увидеть, сколько приносит каждая машина, какой водитель расходует больше, где возникают постоянные мелкие поломки.
1С:Управление автотранспортом
Процесс мониторинга доходов такси, как и расходов, благодаря такому софту стал заметно легче. Разработчики программ подошли ко всему комплексно. Программа принимает разную информацию:
- путевые листы;
- кассовые чеки;
- заявки на ремонт;
- документы об учёте запчастей;
- отчёты механиков;
- прочие сведения.
Водитель может подавать отчёты прямо из мобильного приложения, а диспетчер или бухгалтер – видеть всё в режиме онлайн. Отдельные модули автоматически напоминают о приближении техосмотра, проверяют пробег, предупреждают о превышении лимита по расходу топлива. Плюс все расходы на такси в бухгалтерском учёте отражаются верно, благодаря чему можно избежать проблем с налоговой.
Значение для бизнеса
Грамотный контроль очень важен. Автопарк получает огромные возможности для контроля. Транспортная компания может заранее:
- рассчитать себестоимость рейсов;
- определить, какие направления выгодны, а какие нет;
- оценить реальную загрузку машин;
- сократить простои.
Когда учет ведётся вручную, неизбежны проблемы. Люди начинают терять чеки, суммы округляют, из-за чего потом что-то не сходится. Возможны и ошибки в расчётах просто из-за неправильных вычислений. Автоматизация ежедневного мониторинга – лучшая профилактика проблем. Финансовые показатели становятся прозрачными, и управленческие решения принимаются на основе фактов, а не предположений.
Отдельного внимания заслуживает учёт топлива. В большинстве случаев именно горючее составляет до половины всех расходов. При этом отклонения по норме могут быть неочевидными: чуть больший холостой ход, небольшой крюк по пути, неудачная заправка. Ежедневный мониторинг позволяет отслеживать каждую заправку и автоматически сравнивать фактический расход с нормативным. При интеграции с GPS-системами можно учитывать стиль вождения, скорость, режим торможения и разгона, что напрямую влияет на экономию. Грамотный подход помогает снижать затраты без потери производительности.
Для транспортных компаний ежедневный мониторинг расходов становится эффективным инструментом предотвращения кризисов. Своевременное выявление роста расходов помогает планировать бюджет на ремонт, закупку запчастей, шин и топлива. Программа фиксирует остатки на складе, контролирует обороты агрегатов и автоматически предупреждает, когда ресурс детали подходит к концу. Такой подход предотвращает поломки и простои, которые обходятся куда дороже планового обслуживания.
Значение для ИП
Работа на агрегаторах кажется прибыльной, пока не начинается подсчёт: аренда машины, комиссия, бензин, мойка, штрафы и налоги. Те, кто ведут ежедневный учёт доходов и расходов, быстрее понимают, какие смены выгодны, какие маршруты приносят больше, когда стоит выйти на линию, а когда лучше отдохнуть.
В итоге набор ежедневных данных через месяц превращается в статистику, показывающую средние затраты, сезонные колебания, влияние погодных условий и плотности движения. На основании этой информации можно:
- корректировать тарифы;
- менять маршруты;
- распределять нагрузку между водителями.
Программа формирует отчёты, диаграммы, рейтинги транспортных средств по доходности и затратам. В итоге менеджер видит, какие машины требуют замены, какие водители работают эффективнее, где можно сократить расходы без ущерба для сервиса.
Как добиться эффективности?
Некоторые жалуются на то, что постоянный контроль расходов на содержание такси не даёт необходимого результата, сотрудники в организации по-прежнему тратят слишком много топлива или других материалов, ответственных сложно установить. На практике результат напрямую зависит от дисциплины как водителя, так и специалиста, который работает с полученными данными. Всю информацию необходимо вносить регулярно, точность – проверять. Тогда общая картина будет верной, и такие действия дадут закономерный позитивный результат.
