Перевозки на коммерческой основе должны оформляться согласно действующему законодательству. И в рамках цифровизации транспортной отрасли создан проект ГИС ЭПД, расшифровка которого довольно простая: речь идёт о государственной информационной системе электронных перевозочных документов. Разработана специально для упрощения документооборота между участниками грузоперевозок и государственными структурами. И поскольку речь идёт о том, что затрагивает огромное количество автопарков, индивидуальных предпринимателей в сфере такси и не только, с этой структурой нужно разобраться.
ГИС ЭПД: что это простыми словами
Работа системы началась 1 сентября 2022 года на основании Постановления Правительства № 931. Тогда логистика получила возможность перейти в цифровое пространство на 100%. ГИС ЭПД позволяет:
- оформлять;
- хранить;
- передавать транспортные документы.
Смысл существования ГИС ЭПД заключается в создании единого цифрового пространства, в которых хранится информация обо всех перевозках. Система объединяет государственные органы и участников рынка в одной плоскости. Это означает не только удобство обмена документами, но и контроль достоверности, а также прослеживаемость каждого этапа перемещения груза. Основная цель создания – автоматизация процессов обмена документами и предоставление государственным ведомствам оперативного доступа к достоверным данным о транспортных операциях.
Зачем нужны операторы ГИС ЭПД?
Взаимодействие с ГИС ЭПД выстроено через операторов информационных систем ЭПД. Они выполняют роль посредников между участниками грузоперевозок и самой системой. Для работы с ГИС ЭПД операторы должны быть внесены в официальный реестр Минтранса, что гарантирует соответствие сервисов установленным требованиям. Через них компании могут передавать:
- электронные транспортные накладные;
- путевые листы;
- заказы-наряды;
- договоры фрахтования;
- другие документы, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью.
Это убирает возможность подделки и подтверждает юридическую значимость всех операций.
Зачем нужна система ГИС ЭПД?
По сути, это сложная технологическая платформа, поддерживающая проверку формата, целостности и корректности данных. Причём работа с документами идёт поэтапно:
- При создании электронного перевозочного документа грузоотправитель оформляет его в утверждённой форме, подписывает УКЭП и направляет оператору.
- Посредник проверяет корректность заполнения, подлинность подписи и формат файла. Если всё соответствует установленным требованиям, документ передаётся в систему.
- В случае ошибок оператор возвращает документ для исправления.
- После успешной проверки ЭПД направляется перевозчику и грузополучателю.
- На каждом этапе документ заверяется квалифицированной подписью соответствующей стороны – это позволяет фиксировать последовательность действий и подтверждать законность операции.
Благодаря описанному алгоритму процесс обмена документами стал предельно прозрачным. Грузоотправитель видит, когда документ принят перевозчиком, а тот – когда подтверждена приёмка груза, а получатель – когда доставка завершена. Каждое действие фиксируется в системе, и данные хранятся в защищённой государственной инфраструктуре. Благодаря этому убирается риск потери документов, споров по поводу сроков доставки или несоответствия грузов.
Функции системы ГИС ЭПД
Возможности этого решения постепенно возрастают. Сегодня система поддерживает работу с:
- транспортными накладными;
- заказами-нарядами;
- сопроводительными ведомостями;
- договорами фрахтования;
- путевыми листами.
В перспективе Минтранс планирует добавить новые виды электронных документов, охватывающих все этапы логистической цепочки. Уже сейчас система предоставляет возможность не только создавать и подписывать документы, но и отслеживать движение груза в режиме реального времени, формировать отчётность и обмениваться данными между различными участниками перевозки.
Но значение имеющихся функций во многом зависит от того, какая именно компания обращается к ней. Например, для таксопарка путевой лист в ГИС ЭПД – это гарантия грамотного оформления важной части документации. Другие компании будут делать акцент на чём-то ещё. Например, портал резервирования в ГИС ЭПД позволяет работать с уникальными номерами документов. Заодно это косвенно подтверждает их подлинность.
Риск потери контроля над сохранностью данных
Особое внимание в электронной архитектуре ГИС ЭПД уделено безопасности. Все операции выполняются только с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, которые можно получить в удостоверяющих центрах, аккредитованных Федеральной налоговой службой или Министерством цифрового развития. Электронная подпись является обязательным элементом при работе в системе, поскольку она обеспечивает юридическую значимость документов и подтверждает личность подписанта. Водителям при этом подпись не требуется: документы подписывает уполномоченный представитель транспортной компании.
ГИС ЭПД: как зарегистрироваться
Подключение происходит через оператора ЭДО. Он помогает организовать процесс электронного обмена документами и интегрировать систему в существующую бизнес-инфраструктуру. Для этого компании обычно заключают договор об электронном документообороте и получают доступ к сервисам, через которые можно создавать, отправлять и подписывать документы. Участники, уже подключённые к системе, могут приглашать своих контрагентов к обмену ЭПД. Это ускоряет цифровизацию всей цепочки поставок.
Плюсы выбора системы ГИС ЭПД
Одним из самых очевидных преимуществ перехода на электронные перевозочные документы является экономия времени и ресурсов. Бумажные формы требуют печати, хранения, транспортировки и архивирования, что создаёт значительные расходы. В цифровом формате эти издержки полностью исчезают. Документы не теряются, не повреждаются и не нуждаются в физическом хранении. Проверка данных и подписание происходят мгновенно, это значительно ускоряет процесс документооборота.
Не стоит забывать про прозрачность. Каждый этап перевозки фиксируется в системе, что позволяет контролировать движение груза и статус документов в реальном времени. Это удобно как для бизнеса, так и для государственных органов, которые могут оперативно запрашивать данные из ГИС ЭПД при необходимости проверки. Грамотная организация уменьшает опасность злоупотреблений и повышает доверие между участниками логистической цепочки.
ГИС ЭПД упрощает взаимодействие между компаниями и государством. Раньше проверка перевозочных документов могла занимать значительное время: инспектору требовалось физически ознакомиться с бумагами. Теперь же государственные структуры (Минтранс, ФНС, Ространснадзор, МВД и ФТС) могут получать необходимые данные напрямую из системы. Это снижает административную нагрузку на бизнес, а непосредственно контроль стал точным и оперативным.
Переход к электронным перевозочным документам не только облегчает работу бизнеса, но и формирует новую культуру взаимодействия в транспортной отрасли. Цифровая форма убирает ошибки ручного ввода, ускоряет согласование документов и создаёт единый источник достоверных данных. Компании, перешедшие на такой документооборот, отмечают рост дисциплины сотрудников, улучшение аналитики и снижение количества претензий.
Когда ГИС ЭПД станет обязательным для всех?
Некоторые участники рынка не могут работать без данной системы. Другие ещё в состоянии выбирать способ организации документооборота. Но полноценная цифровизация транспортной отрасли ускоряет темпы. И полный охват всех участников рынка – вопрос времени. Эксперты предполагают, что использование такой системы станет обязательным в ближайшие годы.
ГИС ЭПД объединила технологии, безопасность и государственный контроль в единую инфраструктуру. Для бизнеса это шаг к повышению эффективности и конкурентоспособности, для государства – инструмент управления и анализа. Благодаря системе ГИС ЭПД изменилась вся отрасль, став современной.
